自分流・ちょっとした仕事のコツ②
前回の記事を書いていてすごく楽しかったのと、自分自身が普段考えていることの棚卸しになるなぁと思ったので、調子に乗って、第二弾。
①ブラインドタッチをがんばる
出来ている人からしてみたら「はぁ？」ってことかもしれないけど、結構、タイピングのスピードって見てると人によって違うなぁと思う。当たり前だけどタイピングスピードは仕事のスピードに比例するし、考えるスピードに打つスピードが追い付かなかったらアイデアのアウトプットもしにくくなる。前職時代、1年目はひたすら議事録を書いていたのと、タイピングが遅いことは自覚していたのでニュースを聞きながらタイピングしたり、好きなアーティストの歌を聞きながら歌詞を打ったりしていたなぁ。
②議事録はミーティング内で完結させる
これは色んな本にも書いてあるけど、社内のミーティングの場合は話しながらその場で書いて終わり。社外の場合も、PCを持ち込める場合はその場で書いてしまう。それが無理な時はあらかじめ議事録兼アジェンダを作っておいて、論点や共有すべき情報は先に書いておいて、結論だけ後で書くようにすると、「何を決めないといけないのか」が明確になるので、ミーティング自体もスムーズに進められる。
③Googleカレンダーをフル活用
もともと社内でのスケジュール共有はGoogleカレンダーなのだけど、社内のミーティングや社外のアポイント等の予定以外も、全部Googleカレンダーで管理。プライベートな予定はプライベートアカウントで作成して社内アカウントと共有したり、タスクはTodoistと連携したり。それを全部他のスタッフと共有しちゃうと見づらくなってしまうので、共有しなくて良い予定はサブカレンダーにしてる。Todoistの時間単位での期限設定がまだきちんと出来ていないのだけど、これが出来るようになったら「Googleカレンダーに書いてある予定の通りに行動すれば良い」状態になるので、早くそうしたい…！
④Evernoteフル活用
前も少し書いたけど、何でもかんでもEvernote。個人で取った打合せメモや、研修の感想、企画のアイデア、イベントの資料、写真等々…タグをつけるのとタイトルで分かるようにして、後から検索できるようにすることを心がけている。
ただし完全に個人用で、他の人とは一切共有はしていない。社内の共有ファイルはGoogleDriveなので。
⑤繰り返すタスクは手順書、チェックリストをつくる
月1回以上の頻度で繰り返すタスクは、なるべく手順書やチェックリストを作るようにしている。漏れを防ぐためと、人にふれるようにするため。なかなか、出来ていないものも多いけど…正直、チェックリストを作りたいリストがどんどん増えている（汗
⑥フォルダ構成のベースを揃える
これは個人ではなくチーム、組織単位でやった方が良いことだと思うけど、数字をつけて並び替えるとか、その数字は何桁かとか、00は管理資料とかってある程度ルールを統一しておけたらいいなと思う。あと、階層もそろえておけたら。
フォルダとファイルが混在しているのを見るともやっとする。
⑦深い階層のファイルはデスクトップ等にショートカットを貼る
3，4階層以上で、1日1回ペースでアクセスするようなファイル、フォルダはデスクトップにショートカットを貼っておくようにしている。
⑧でも、デスクトップはキレイにする。
今数えたらアイコン10個（1列あたり8個）でした。
どこに何があるのか分かってるならいいと思うけどね。
⑨PCの動作が遅くなったらクリーンアップ
ディスクのクリーンアップ、最適化、Chromeの履歴消去、ごみ箱を空にする、この4つくらいは気がついた時、何となくPCが重いかな？と思ったらやってる。
⑩ドライブの残り容量に気をつける
私のPCはSSDで128GBしかないので、残り10GBを切ると容量が赤く表示される。そうなると空き容量を増やすための方法を色々試して何とか10GB以上は確保してる。
（空き容量を増やすための方法は色々あるし、OSによっても変わってくるのでググってください。）
今回は5つくらいで断念するかと思ったけど、書いてみると結構あった。
第3弾も、書けるかしら…。
※前回の記事はこちら
