さわだむのブログ

個人ブログメディア実験中。関西の教育系NPOスタッフが日常を綴ります。

自分流・ちょっとした仕事のコツ②

前回の記事を書いていてすごく楽しかったのと、自分自身が普段考えていることの棚卸しになるなぁと思ったので、調子に乗って、第二弾。

 

①ブラインドタッチをがんばる
出来ている人からしてみたら「はぁ?」ってことかもしれないけど、結構、タイピングのスピードって見てると人によって違うなぁと思う。当たり前だけどタイピングスピードは仕事のスピードに比例するし、考えるスピードに打つスピードが追い付かなかったらアイデアのアウトプットもしにくくなる。前職時代、1年目はひたすら議事録を書いていたのと、タイピングが遅いことは自覚していたのでニュースを聞きながらタイピングしたり、好きなアーティストの歌を聞きながら歌詞を打ったりしていたなぁ。

 

②議事録はミーティング内で完結させる
これは色んな本にも書いてあるけど、社内のミーティングの場合は話しながらその場で書いて終わり。社外の場合も、PCを持ち込める場合はその場で書いてしまう。それが無理な時はあらかじめ議事録兼アジェンダを作っておいて、論点や共有すべき情報は先に書いておいて、結論だけ後で書くようにすると、「何を決めないといけないのか」が明確になるので、ミーティング自体もスムーズに進められる。

 

Googleカレンダーをフル活用
もともと社内でのスケジュール共有はGoogleカレンダーなのだけど、社内のミーティングや社外のアポイント等の予定以外も、全部Googleカレンダーで管理。プライベートな予定はプライベートアカウントで作成して社内アカウントと共有したり、タスクはTodoistと連携したり。それを全部他のスタッフと共有しちゃうと見づらくなってしまうので、共有しなくて良い予定はサブカレンダーにしてる。Todoistの時間単位での期限設定がまだきちんと出来ていないのだけど、これが出来るようになったら「Googleカレンダーに書いてある予定の通りに行動すれば良い」状態になるので、早くそうしたい…!

 

Evernoteフル活用
前も少し書いたけど、何でもかんでもEvernote。個人で取った打合せメモや、研修の感想、企画のアイデア、イベントの資料、写真等々…タグをつけるのとタイトルで分かるようにして、後から検索できるようにすることを心がけている。
ただし完全に個人用で、他の人とは一切共有はしていない。社内の共有ファイルはGoogleDriveなので。

 

⑤繰り返すタスクは手順書、チェックリストをつくる
月1回以上の頻度で繰り返すタスクは、なるべく手順書やチェックリストを作るようにしている。漏れを防ぐためと、人にふれるようにするため。なかなか、出来ていないものも多いけど…正直、チェックリストを作りたいリストがどんどん増えている(汗

 

⑥フォルダ構成のベースを揃える
これは個人ではなくチーム、組織単位でやった方が良いことだと思うけど、数字をつけて並び替えるとか、その数字は何桁かとか、00は管理資料とかってある程度ルールを統一しておけたらいいなと思う。あと、階層もそろえておけたら。
フォルダとファイルが混在しているのを見るともやっとする。

 

⑦深い階層のファイルはデスクトップ等にショートカットを貼る
3,4階層以上で、1日1回ペースでアクセスするようなファイル、フォルダはデスクトップにショートカットを貼っておくようにしている。

 

⑧でも、デスクトップはキレイにする。
今数えたらアイコン10個(1列あたり8個)でした。
どこに何があるのか分かってるならいいと思うけどね。

 

⑨PCの動作が遅くなったらクリーンアップ
ディスクのクリーンアップ、最適化、Chromeの履歴消去、ごみ箱を空にする、この4つくらいは気がついた時、何となくPCが重いかな?と思ったらやってる。

 

⑩ドライブの残り容量に気をつける
私のPCはSSDで128GBしかないので、残り10GBを切ると容量が赤く表示される。そうなると空き容量を増やすための方法を色々試して何とか10GB以上は確保してる。
(空き容量を増やすための方法は色々あるし、OSによっても変わってくるのでググってください。)

 

今回は5つくらいで断念するかと思ったけど、書いてみると結構あった。
第3弾も、書けるかしら…。

 

 

※前回の記事はこちら

sawadam.hatenablog.com

 

 

自分流・ちょっとした仕事のコツ

そもそも、何のためのブログだったのか。

読んだ本のまとめサイトになりつつあるこのブログ。

一体何のために始めたんだっけ…仕事のこととか、もうちょっと書いていけたらなと思うのだけど。日々接する人の詳細はなかなか書けないし、とはいえ興味のないことは書いても面白くない。

ふと、他の人の投稿でいいな、と思ったことで、自分も書いてみようかなと思ったのが、「仕事をする中で心がけていること、ちょっとしたコツ」について。

 

働き方改革という名のもとに、プレミアムフライデーとか、リモートワークとか、制度的なものは色々試されているけど、結局、仕事の量は変わらないわけで。(サイボウズのポスターにも、そんなことが書いてあったなぁ。)限られた時間で、いかに成果を出すか、というのは、まだまだ自分自身も工夫して頑張っていかないといけないなと思う。

 

今のところ、自分が心がけていることをさらしてみることで、誰かの参考になったら嬉しいし、フィードバックをもらうことで、これらを更にレベルアップしていきたい。

 

※ここからが本題※ちょっとした仕事のコツ

知ってるよ、という人は読み飛ばしてくださいな。
ちょっとでも、みんなの仕事が楽になりますように。

さて、何個書けるかなー。

 

①辞書登録は積極的に使う
自分の名前とかよく使う取引先の会社名なんかは登録している人も多いと思うけど、私はその他に、「てる」って売ったら自社の電話番号、「あど」は自分のメアドと自社HPのURL、「あくせす」は自社HPのアクセスページのURLが変換されるように登録している。あとはカタカナ系、「ー」が含まれる言葉も多く登録している。ホームページ、コミュニケーション、等々。いつもお世話になっております、とかの定型文も。

 

②ショートカットは積極的に覚える
ちょっとしたことだけど、数秒の積み重ねが、大きな差を生む、と思っている。とはいえ、私が使っているのも本当にちょっとしたものばかり。
知らないのがあったら、ググってください。
・選択&貼り付け系…Ctrl+A,C,X,V、Shift・Ctrlの複数選択
・変換系…F7で全角カナ、F8で半角カナ、F9で全角英数(これは基本使わないけど)、F10で半角英数ってみんな知ってるのかな?
・文字装飾系…Ctrl+B,I,U
・入力操作系…Ctrl+Z,Y,F
・ウィンドウ操作系…Ctrl+W,N,Home,PgUP/Dn,End
Excel…色々あるけどF2のセル入力、F4の繰り返し操作とCtrl+1あたりはよく使う。
たまにコピーやペーストまでマウス右クリックしてる人見ると絶望的な気分になる…

 

③メモ帳などライトエディタの活用
メール文や資料のテキストをWebサイト等からコピペするときは、余計な装飾が入らないように一旦メモ帳などに貼りつけてから使う。何でもいいと思いますが、私はサクラエディタを使ってます。
ChatWorkからコピペしたの丸わかりなメールとか見ると暗澹たる気持ちになる…

 

④Messengerで送る文章はメモ帳で書く
Enterキー一発で送れちゃう、かつ後から修正ができないツールで送るメッセージは、誤送信を防ぐためにメモ帳で文章を書く。万が一ネット環境が悪くなっても、書きかけのメッセージが消える、なんてことも防げる。

 

⑤ChatWorkのEnterキー送信を有効にする
他のツールでもあるのかもしれませんが、ChatWorkは「Enterで送信」機能があるのでOnにしています。ChatWorkの場合は間違えて送ってしまっても、編集できるし。これも数秒の積み重ね。

 

⑥メールの署名に定型文を入れておく
これは皆やってるのかなー。
署名と一緒に、

 いつもお世話になっております。
 ~の○○です。

 以上、よろしくお願いいたします。

って入れてる。

そもそもメールをあまり使いたくないけど、まだまだなくせそうにはないので。

 

⑦表記を統一する
・日付は絶対6桁!
ノートの角に必ずその日の日付を書くのだけど、絶対に6桁(yymmdd)で書く。
ファイル名を付ける時も「yymmdd_○○様打合せ議事録」という形にする。

・英数記号は絶対半角!
コツっていうかただのマイルールか。
人によって違うのは仕方ないけど、同じ人が違う書き方してるの見ると、もやっとする…。

 

⑧ファイルは基本上書き
どうしても過去のものを残したい時は、日付をファイル名の頭につける。
昔のものは「_old」フォルダをつくってそこに入れておく。
「最新」とか「企画書2」とかいうファイルを見ると、イラっとする。

 

⑨資料は全部Evernoteに。メモは一冊のノートに。
ファイリングとかしない。資料はスキャンして、ホワイトボードは写真に撮ってEvernoteに放り込む。日付とタイトルを書いておけば、検索で探し出せる。
メモはあちこちにしない。同じ一冊のノートにだけ書いておけば、日付をインデックスに探し出せる。いつ何をしたのかは、GoogleカレンダーとTogglが知っている。

 

Chromeのブックマークバーにできるだけ詰め込む
これは誰かがやっていたのをパクりました。
アイコンで分かるものが多いので、日常はブックマークバーにあるツールでほぼ事足りている。
ちなみに一部をさらすとこんな感じ。

f:id:createmywork:20171103001836p:plain

 

 

 

書いてると、色々あるなぁ。タスク・スケジュール管理に関すること、コミュニケーションに関することなど色々出てきそうだったけど、今回はPC操作に関するものに留めて、他は今後のネタとして取っておこうと思います。

 

皆さんがやってることも、教えてもらえたら嬉しいです!

少しでも、皆さんの仕事が捗りますように。

2017年10月に読んだ本

2017年もあと2ヶ月。
みんな、早いっていうけど、実はそんなに早いとは思ってなくて。
日々いろんなことがあるから、目の前のことに一生懸命になっていると、いつの間にか1ヶ月くらい経ってしまっているけど、1か月前をふりかえるとものすごく前のことのように感じるから。
良いのか悪いのかは分からないけど、色々経験させてもらえている今の環境は、本当に有難いなぁと思う。
 
10月は5冊の本を読んだ。
今年に入ってから、結構お金に関する本を読んでるなぁ。
ブロックチェーンとかフィンテック系の本から、そもそもの経済の仕組みの話まで。
あとは、組織系(ホラクラシー、マネジメントとか)、対話とかファシリテーションコーチングに関する本もよく読んでる。
読んだ本の種類を眺めることで、自分が何に興味があるのか、客観的に知ることができる。
 
今後は、もう少し分野を狭めて、深く学んでいけたらなぁと思う。

 

 

…といいつつ、11月は勝負の月。グッとアクセル踏み込んで、1ヶ月走り切ろう。

当たり前のことを当たり前にやる才能

Bリーグ、2年目のシーズンが開幕した。

田臥選手が好きなので栃木ブレックスを応援しているけど、かなり選手も入れ替わってしまったし、今年はもう最初からスポナビ契約したし、地元の大阪の試合もチェックしようかな、と思っている。

 

で、栃木ブレックスの開幕戦。

試合を見ながらのTweetが、こちら。

 

ここぞ、という時の田臥のギアの上げ方は本当にすごい。タイミングを見極める力もすごいけど、出すべきときに力を出せる、ってなかなかできることじゃない。

普段からの準備、練習、調整がものを言うんだと思う。

 

バスケのシーズンも長いけど、仕事はもっと長い。ここが始まり、終わり、というのも、明確にあるわけでもない。ずーっと、ゴールのないマラソンを走っているように思うこともある。

でも、そんな中でも、自分で目標を立ててそれに向かって行動して、結果を振り返って次の行動につなげる、それを自分でできる人って絶対に強いよなぁ、と思う。

それから、もっともっと単純な、日々の行動が、何より大事だと思う。バスケで言えば準備運動とか、道具の手入れとか、ひとつひとつの練習とか。イチローとかもそうだけど、一流の人になればなるほど、当たり前のことを手を抜かずにちゃんとやっている。

仕事だと、挨拶とか掃除とか、返事とか、健康管理とか、そういうことかな。結局は人として大事なことを、どれだけきちんとできているか、なんだと思う。それが、ここぞ、っていう時に力が出せる状態に自分を持っていけているか、につながる。

チャンスはいつ来るかわからない。でも、チャンスが来たときに全力を出せるように準備しておくことはできる。

 

まだまだできてないことばっかりだけど、ひとつひとつ大事に積み重ねていきたい。

やりたい仕事の見つけ方

久しぶりの更新、だけどほぼFacebookからの転載で失礼。

ほぼ日刊イトイ新聞 - おとなの小論文教室。

ここに書いてある「就きたい職業」×「扱いたいテーマ」×「達成したい世界観」の話、ふと、学生と話す中で思い出すこともよくあって。 

おとなの進路教室。 (河出文庫)

おとなの進路教室。 (河出文庫)

 

この本で知って、あ、なるほど!と、今まで聞いた進路、キャリアに関する考え方の中で一番しっくりきたので、ちょっと自分なりに考えを整理してみたいと思った。

 

将来、何がしたいのか?と考えるとなかなか見つからないけど、「就きたい職業」「扱いたいテーマ」「達成したい世界観」のどれかにちょっとくらいは、自分のしたいこと、できることが重なるんじゃないだろうか。


「就きたい職業」

どんな仕事がしたいの?と聞くと、大体返ってくるのはこれかな。営業とか企画とかマーケティングとか。でも新卒の場合、いきなり企画の仕事ができるとは限らないし、営業とひと口に言っても扱う商材や対象となる顧客、その会社によっても全然違うので、これだけで考えると結構頭打ちになりがち。

 

「扱いたいテーマ」

何したいの?と聞いてあんまりピンとくる答えが無かったら、次に聞くのが「何が好き?」「興味のあること・分野は?」すると音楽とか食べ物とかスポーツとか、趣味に近いことも多いけど何かしら返ってくる。何にもやりたいことがない、分からないなら、まずは自分の興味のある業界から当たってみたら、とは言うものの、ただ、趣味と仕事はやっぱり違うので、ここだけ掘り下げてもやっぱりなかなかムズカシイ。

 

「達成したい世界観」

学生に問うにはかなり崇高な問いではあるけど、仕事を通じてどうなりたいの?どんな社会をつくりたいの?と考えていくことで、社会が自分ごとになるし、ここで初めて自分自身と仕事、社会がつながっていくんじゃないかと思う。さらに突き詰めていくと、自分は何のためにはたらくのか?という問いにぶつかる。未来を見すえるのは難しいけど、過去の体験を掘り下げていくと、誰でも何かしら原体験のようなものは持っているので、時間はかかるけどこれが見つかったら強いんじゃないかと思っている。
 
よくWill/Can/Mustの話もするけど、Mustの部分は特に学生はピンと来ないことも多いので、こっちの方が使えそうだ。

2017年7月に読んだ本

あっという間に8月。
積読を少し片付けたと思ったら、また別の本を買って、結局積読の冊数は変わらない…まぁ、ぼちぼちいこう。
7月は読みかけの本に手をつけたこともあって、読んだ数としては多め。コーチングやコンサル、組織に関する本が多かったのかな。未来政府やUXの時代も、IOTやシェアリングエコノミーなどテクノロジーの活用事例が豊富で面白かった。
 
Books Mashu - 2017年07月 (9作品)
空の中 (角川文庫)
空の中 (角川文庫)
有川浩
読了日:07月23日
評価5
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…何だかブログが「読んだ本のまとめ」になってきた。

もう少し色んなネタで書いていきたいのだけど、何を書こうか…

そうだ、ゼロ秒思考で考えよう。

2017年6月に読んだ本

第1四半期終わり。6月はあんまり本読んでなかった。相変わらず積読は溜まっていく一方だけど…まとまった時間を取りたいけど、本読むだけの一日もつまらないな、と思ったり。やっぱり、本を買うスピードに負けないくらいのスピードで読むしかないか(・∀・;)
Books Mashu - 2017年06月 (2作品)
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そういえば、今日読んだけど、これは良かった。アスリートのキャリア、「やり直せる社会」について、いろいろ考えた。桃田選手の記事が掲載されているのも、偶然じゃないのかな。
 
こういうの発信してるとめっちゃ本読んでる人みたいに見えるかもしれないけど、実際は全然そんなことなくて、気が付けばネットばっかり、スマホばっかり見てることが多い。あとはテレビも何だかんだ見てる。だってその方が楽だし。でも、それだけじゃダメだ、って思うので、頑張って読んでる。それを続けるために、ブログに書いてる。それだけ。